O momento de contratar o primeiro funcionário é um divisor de águas na vida de qualquer autônomo. É o sinal mais claro de que seu negócio cresceu e que a demanda já ultrapassa a sua capacidade de trabalho. Mas, junto com a euforia, vem a grande preocupação: a complexidade burocrática.
A boa notícia é que esse processo, embora exija atenção, é totalmente gerenciável. Você não precisa ser um expert em RH ou contabilidade para dar esse passo. Com o planejamento e as informações certas, você pode focar no que realmente importa: o crescimento sustentável do seu negócio.
Vamos entender os caminhos para contratar com segurança, seja você um MEI ou uma Pessoa Jurídica maior.
1. Contratando como MEI: Simplicidade com Limites
Se você é um Microempreendedor Individual (MEI), a regra é clara: você pode contratar apenas um funcionário. Mas o processo é bem mais simples do que para empresas de outros portes, e os custos são reduzidos.
Como funciona?
- O funcionário deve receber o piso salarial da categoria ou o salário mínimo vigente.
- Você terá que pagar, sobre o salário dele:
- 3% de INSS: Contribuição para o Instituto Nacional do Seguro Social.
- 8% de FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
- Todo o processo de registro, contracheque e envio de informações é feito pelo sistema do governo chamado eSocial.
- A folha de pagamento e o comprovante de recolhimento dos encargos devem ser guardados por um período de, no mínimo, 30 anos.
O grande benefício de contratar como MEI é a burocracia simplificada e a carga tributária menor, o que torna a contratação muito mais acessível para um pequeno negócio.
2. Contratando como Pessoa Jurídica (ME, EPP, etc.)
Se você precisa de mais de um funcionário ou se seu faturamento já ultrapassou o limite do MEI (R$ 81.000 por ano), é hora de dar o próximo passo: migrar para uma Microempresa (ME).
Neste modelo, a contratação é feita via CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), e as regras são mais complexas. Não se assuste, pois para isso você terá um parceiro fundamental: o seu contador.
Principais obrigações e custos:
- Salário: O valor acordado em carteira, respeitando o mínimo da categoria.
- Encargos Sociais: A soma dos impostos pode chegar a cerca de 30% do salário do funcionário. A principal diferença aqui é o INSS Patronal, que é de 20% sobre o salário, além de outras contribuições.
- eSocial: O registro, a gestão e o envio de todas as informações trabalhistas e previdenciárias são feitos através deste sistema.
- Documentação: Registro em carteira, exames médicos admissionais, contrato de trabalho e o controle de jornada são obrigatórios.
É por isso que, para um autônomo que está migrando, o ideal é contar com um contador de confiança. Ele será o responsável por todos os cálculos, emissão de guias de imposto e pela gestão da folha de pagamento, liberando você para focar no crescimento do negócio.
O Roteiro de Ouro: Passo a Passo para a sua Primeira Contratação
Seja como MEI ou ME, o processo de contratação exige planejamento. Siga este roteiro para não cometer erros:
- Defina a Necessidade: Antes de contratar, se pergunte: qual a real necessidade? O que essa pessoa fará? Liste as atividades e as habilidades necessárias para o cargo.
- Calcule os Custos: Leve em conta não apenas o salário, mas os encargos. Para o MEI, calcule a soma de 11% (3% de INSS + 8% de FGTS) sobre o salário. Para a ME, converse com seu contador para ter a estimativa mais precisa possível.
- Formalize o Contrato: O contrato de trabalho é fundamental. Nele devem estar claros o cargo, a função, o salário, a jornada de trabalho, os benefícios e as regras do seu negócio.
- Faça o Registro: Com todos os dados em mãos, o registro do funcionário na carteira de trabalho (física ou digital) e no eSocial é o passo final.
Crescer com Responsabilidade
Contratar o primeiro funcionário é um sinal de sucesso, mas também um ato de responsabilidade. É a transição de um negócio individual para uma pequena empresa, com novas obrigações.
O segredo para uma transição tranquila é a informação e o planejamento. Se você é um MEI, use a simplicidade a seu favor. Se você precisa ir além, veja a migração para ME como um investimento no seu negócio e um sinal de que você está pronto para os próximos desafios. A burocracia existe, mas ela não é um obstáculo intransponível, é apenas a sinalização de um novo e promissor caminho.